HR Prozessleitstand
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Die digitale Transformation in der Personalwirtschaft - Wie?

Effektivität wird zu Effizienz. Ergänzen Sie Ihre Personalwirtschaft um den HR-Prozessleitstand und nutzen Sie die Möglichkeit eines Guided Workings.

Sabine und die Bewerbung

Sabine ist Personalsachbearbeiterin in einem Klinikum mit 1.000 Mitarbeitern. Über eine Personalvermittlung für das Gesundheitswesen wurde ihr der Kontakt von einem Krankenpfleger übermittelt, der Interesse an einer Vollzeitanstellung hat. Sabine weiß, dass es jetzt schnell gehen muss, denn im Klinikum gibt es insgesamt neun vakante Stellen für Krankenpfleger. Die Besetzung aller Stellen ist aufgrund des akuten Fachkräftemangels und der unattraktiven Lage des Klinikums in einer Kleinstadt in der Provinz kaum machbar und die daraus entstehende Personalnot stellt den Krankenhausbetreiber vor massive Probleme.
Die Erfahrung der vergangenen Jahre hat gezeigt, dass die Chance auf eine Zusage von Bewerbern deutlich steigt, wenn die nun folgende Phase der Bewerbung schnell und möglichst professionell abläuft.
Sabine öffnet ihr personalisiertes Cockpit des HR-Prozessleitstands. Dort lässt sie sich immer alle zu besetzenden Stellen in einem personalisierbaren Widget anzeigen. Sie wählt die betroffene Stelle aus und klickt auf den Guide „Bewerber anlegen“. Nun kann sie die Daten (Name, Adresse und Kontaktdaten), die sie von der Personalvermittlung erhalten hat, eingeben.
Sabine weiß, dass mit der Anlage der Stammdaten des Bewerbers ein Automatismus startet, der viele Aufgaben erledigt, die sie vor der Einführung des HR-Prozessleitstands alle einzeln per Telefon oder E-Mail bearbeiten musste.
Zum Beispiel erhält der zuständige, zukünftige Vorgesetzte auf seinem iPad eine Eilmeldung, dass er zwei mögliche Termine für ein Bewerbungsgespräch vorschlagen muss. Er bekommt dazu das betreffende Zeitfenster seines Outlook-Kalenders angezeigt (10 Tage von heute an) und kann zwei Zeiträume auswählen, die dann zum einen in seinem Kalender reserviert und zum anderen im HR-Prozessleitstand hinterlegt werden.

Sobald der Vorgesetzte diese Eingabe gemacht hat, erstellt der Guide automatisch folgende Dokumente:
  • Ein professionelles Anschreiben an den Bewerber mit einer Einladung zum Vorstellungsgespräch mit zwei Terminen zur Auswahl
  • Einen Musterarbeitsvertrag für die vakante Stelle, aber bereits mit allen vorhandenen Daten des Bewerbers zur Prüfung
  • Eine Anfahrtsbeschreibung von der Wohnadresse zum Klinikum
Diese Dokumente schickt der Guide automatisiert an die E-Mail-Adresse des Bewerbers und speichert den Vorgang für einen späteren Übertrag in die SAP-Personalakte. Sabine bekommt über ihr Meldungsfenster des HR-Prozessleitstands zwei Aufgaben zugeteilt:
  1. Sie soll die oben beschriebenen Dokumente ausdrucken und in den Postversand geben.
  2. Sie soll den Bewerber binnen 24 Stunden telefonisch kontaktieren und ihn darauf hinweisen, dass ihm Unterlagen per E-Mail zugegangen sind (und die Originale auch per Post unterwegs sind) und ggf. erste Fragen beantworten.
Sabine ruft den Bewerber umgehend an – er ist positiv überrascht, so schnell vom Klinikum zu hören und sagt sogleich einem der beiden Vorstellungstermine zu. Sabine markiert den angenommenen Termin im Guide, der im Hintergrund die weiteren Arbeiten (Reservierung Besprechungsraum, Info an den Empfang, Meldung an den zukünftigen Vorgesetzten inkl. Löschung des Alternativtermins in Outlook etc.) übernimmt.
Seit Sabine die Nachricht von der Personalvermittlung erhalten hat, sind 90 Minuten vergangen. Sabine hat mit Telefonat insgesamt 15 Minuten an diesem Fall gearbeitet. Sabine weiß: Wenn sich der Bewerber für die Stelle entscheidet, wird die Einstellung für sie ebenso einfach zu bearbeiten sein. Mit Grauen denkt sie an die Zeit zurück, in der sie all diese Aufgaben noch mit einer Excel-Liste und Outlook-Terminen überwacht hat.
Seit Guides im Klinikum genutzt werden, sind die Bearbeitungszeiten für Standardprozesse signifikant gesunken und es bleibt mehr Zeit für die eigentliche Personalsuche und spätere Betreuung.

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