HR Prozessleitstand
Demo

Die digitale Transformation in der Personalwirtschaft - Wie?

Mit Guided Working zur digitalen Transformation in der Personalabteilung.

Die Module

  • Die Guides Eintritt / Austritt / Versetzung binden alle Abteilungen, Bereiche und Rollen, die bei der Bearbeitung involviert sind, in eine zentrale Ablaufsteuerung ein. Bearbeitungsstatus der jeweiligen Einzelaufgaben und insbesondere die von prozess- und geschäftskritischen Abläufen sind jederzeit transparent und werden revisionssicher protokolliert.
    Beteiligte Software-Systeme werden zeitgerecht mit geprüften Daten versorgt – Datenveränderungen und Eingaben in den beteiligten Systemen ihrerseits können durch „Hinhören“ des HR-Prozessleitstands erkannt werden und auch weiterführende Prozesse oder -schritte auslösen.
    Personalreferenten, operative Führungskräfte und Mitarbeiter können sich auf den wertschöpfenden Teil ihrer Arbeit konzentrieren. Das Nachhalten administrativer Prozessschritte über Abteilungsgrenzen hinweg gehört damit der Vergangenheit an.

    Zudem können folgende Ziele erreicht werden:
    • Signifikante Reduktion von Prozesskosten und Prozessgesamtlaufzeiten
    • Maximale Sicherheit für geschäfts- oder revisionsrelevante Prozessbestandteile wie z.B. zeitlich exakte Bereitstellung und Rücknahme von IT-Zugriffsrechten und räumliche Zugangsrechte, Datenschutz- und Arbeitssicherheits-
      unterweisung, Nutzung von IT-Lizenzen, Rückgabe von Arbeitsmitteln etc.
    • Schnellere vollständige Produktivsetzung neuer Mitarbeiter
    • Vermeidung von Bearbeitungsfehlern und fehlerhaften Datenbeständen
  • Anträge sollten vor allem eins sein: leicht zu verstehen und einfach auszufüllen. Mit dynamischen Antragsformularen, die Schritt für Schritt – zum Beispiel entlang eines benötigten Entscheidungs- oder Auswahlprozesses des Antragsstellers – nur die Informationen abfragen, die wirklich relevant sind (Guided). Antragsformulare, die den Anwender intelligent durch den Antragsprozess führen und Fragen beantworten – statt sie aufzuwerfen.
    Antragsformulare, die der Antragssteller nicht suchen muss, sondern jederzeit zur Hand hat – z. B. über Apps.
    Sachbearbeiter und Entscheider werden entlastet durch vollständig und logisch eindeutig ausgefüllte Anträge, die Rückfragen aufgrund fehlender Information obsolet machen. Zusätzlich behält der HR-Prozessleitstand Fristen und Bearbeitungszeiträume im Auge und informiert automatisch alle Beteiligten und Betroffenen.
  • Krank- und Gesundmeldungen eignen sich hervorragend für eine Prozessautomatisierung mit den heutigen Mitteln der Digitalisierung. Unabhängig wann und wo die meist telefonische Erstinformation einer Krankmeldung eingeht – wird sie im HR-Prozessleitstand registriert, werden Daten, Informationen und Aufgaben automatisiert an betroffene und verantwortliche Rollen / Personen und Software-Systeme verteilt.
    Von jetzt an wird die Zulieferung von Informationen und Nachweisen (z. B. ärztliches Attest), die Einhaltung von Fristen nach gesetzlichen und unternehmensspezifischen Vorgaben durch den HR-Prozessleitstand gesteuert. Erfolgt die Gesundmeldung, sorgt ebenfalls der HR-Prozessleitstand dafür, dass kein Prozessschritt vergessen wird.
    Natürlich können auch Begleitprozesse der Absenzen vom HR-Prozessleitstand gesteuert werden: etwa die Wiedereingliederung von Langzeitkranken, bei „Kind krank“ die Anspruchsprüfung gemäß dem Alter der Kinder oder die Prüfung auf Regressansprüche bei Arbeitsunfähigkeit mit Drittverschulden und vieles mehr.
    Für Unternehmen bedeutet das:
    • Senkung der Aufwände für Standardprozesse der HR-Arbeit
    • Sicheres Fristenmanagement
    • Sicheres Management von Ansprüchen gegenüber Dritten
    • Der durchschnittliche jährliche Aufwand für eine Jahresurlaubsplanung für 100 Mitarbeiter inklusive unterjähriger Nachsteuerung (Änderungen, Krank im Urlaub, Resturlaubsverplanung etc.) liegt bei 10 bis 15 Arbeitstagen. Neben diesem Aufwand für die Führungskräfte bietet die initiale Jahresurlaubsplanung in Unternehmen immer wieder großes Konflikt- und Diskussionspotenzial – einer gelungenen Urlaubsplanung hingegen darf hohes Motivationspotenzial zugerechnet werden.
      Der HR-Prozessleitstand bietet bereits im Urlaubswunsch durch den Mitarbeiter neben der Erfassung von konkreten oder unscharfen Urlaubswünschen (z. B. „2 Wochen am Stück in den Sommerferien“) viele weitere Informations- und Differenzierungsmerkmale, die den Planer bei der Erstellung der Planung den Großteil der sonst üblichen Rückfragen und Diskussionen erspart. Optional können über ein Punktesystem den einzelnen Urlaubswünschen vom Mitarbeiter persönliche Prioritäten oder Wichtigkeit zugeordnet werden.
      Über eine spezielle Oberfläche zur Urlaubsplanung hat der Planer alle relevanten Informationen im Überblick, kann in der Vergangenheit gemachte Änderungen jederzeit nachvollziehen und unterschiedliche Planungsvarianten erstellen und zur Genehmigung geben.
      Im Jahresverlauf kontrolliert der HR-Prozessleitstand automatisch Fristen und Resturlaubswerte bei einzelnen Mitarbeiter, fordert zur Abgabe von Anträgen auf, schlägt geeignete Urlaubszeiträume vor und vieles mehr.
    • Der HR-Prozessleitstand ist die zentrale Ablaufsteuerung für alle HR-spezifischen Aufgaben und Anforderungen im gesamten „Lebenszyklus“ eines Mitarbeiters im Unternehmen. Qualifizierungsguides – explizit ergänzt um die revisionsrelevanten Bestandteile Datenschutz- und Arbeitssicherheitsunterweisungen – sind ein zentraler Bestandteil dieser Steuerung. Die Steuerung der Durchführung von Qualifizierungen wird weitestgehend automatisiert. Dabei kann es sich um einmalige, turnusmäßige oder an zeitlichen Qualifikationsausläufen orientierte Qualifizierungen (oder auch Terminen, wie Vorsorgeuntersuchungen im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements) handeln. Dabei werden auch vorhandene (Qualifizierungs-)Datenbanken und E-Learning-Systeme eingebunden oder Unterweisungsunterlagen direkt aus dem HR-Prozessleitstand den Mitarbeitern angeboten.
      Revisionssichere Dokumentation von Schulungszeitpunkt und -inhalt erhöht die Sicherheit vor eventuellen Regressansprüchen Dritter signifikant. Die Nutzung von intelligenten E-Learning-Methoden reduziert den Gesamtaufwand für Schulungen und Unterweisungen deutlich.
    • Planung der notwendigen Vorsorgeuntersuchungen mit Guideunterstützung
      • Vorsorgekartei mit Planung der notwendigen Vorsorge-Untersuchungen je Mitarbeiter mit automatischer Terminüberwachung und Eskalation
      • Maßnahmen können je Ereignis zugeordnet werden, Verantwortliche und Ausführende werden zugeordnet
      • Mitarbeiter werden über auszuführende Maßnahmen per Mail automatisch benachrichtigt, Dokumente und Guides können zur Maßnahme erstellt werden. Beispielsweise Guides für automatische Erstellung eines Untersuchungsauftrags – Hinweis, Zugang ärztlichen Dienstes/Werksarztes u. äh.

      Das Modul verfügt über automatische Benachrichtigung und Terminüberwachung mit Eskalationsmanagement über anstehende Untersuchungen.
      Zusätzlich gibt es die Möglichkeit anstehende Untersuchungstermine als Liste auszugeben.

    ARBEITEN IN DER ZUKUNFT

    Wir digitalisieren die Personalwirtschaft - drei Beispiele aus der Arbeitswelt von morgen

    Holger - Versetzung

    Holger - Versetzung

    Holger ist Bereichsleiter bei einem Mittelständler. Ein Mitarbeiter (Carsten) aus seiner Abteilung soll ab dem 1. Juni in einem anderen Bereich arbeiten. Dies wurde soeben im Bereichsleiter-Meeting beschlossen. Holger öffnet noch während des Meetings auf seinem iPad den Guide „Versetzung“ und sieht dort die Mitarbeiter seines Bereichs in einer Liste. Per Drag and Drop zieht er nun Carsten auf das Symbol der Abteilung, für die er zukünftig arbeiten soll – die App fragt ihn noch nach dem Stichtag der Versetzung und Holger wählt im Kalender den 1. Juni aus.

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    Sabine und die Bewerbung

    Sabine und die Bewerbung

    Sabine ist Personalsachbearbeiterin in einem Klinikum mit 1.000 Mitarbeitern. Über eine Personalvermittlung für das Gesundheitswesen wurde ihr der Kontakt von einem Krankenpfleger übermittelt, der Interesse an einer Vollzeitanstellung hat. Sabine weiß, dass es jetzt schnell gehen muss, denn im Klinikum gibt es insgesamt neun vakante Stellen für Krankenpfleger. Die Besetzung aller Stellen ist aufgrund des akuten Fachkräftemangels und der unattraktiven Lage des Klinikums in einer Kleinstadt in der Provinz kaum machbar und die daraus entstehende Personalnot stellt den Krankenhausbetreiber vor massive Probleme.

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    Johanna und Franz bei der Urlaubsplanung

    Johanna und Franz bei der Urlaubsplanung

    Johanna (31) und Franz (33) und haben zwei Kinder im Grundschulalter. Johanna arbeitet für ein Softwareunternehmen, Franz arbeitet bei einem Automobilzulieferer. Es ist Dienstag der 11. Oktober 2016, die Kinder sind im Bett und Johanna und Franz wollen ihren Urlaub 2017 planen.

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    Events

    Webinar 01

    Industrie 4.0, Arbeiten 4.0 – Anforderungen an HR-Abteilungen in Zeiten der Digitalisierung
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    Webinar 04

    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Der Eintrittsprozess
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    Webinar 02

    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Jahresurlaubsplanung
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    Webinar 03

    HR-Prozessleitstand – Konzept, Entwicklungsstand und Vision
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    Webinar 06

    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Gesundheitsmanagement / Gesundheitskartei
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    Messe

    Messe ConhIT in Berlin 19.-21. April, Halle 1.2 Stand D-117
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    Congress

    DGFP // congress
    20. - 21. April 2016
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    Webinar 05

    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Arbeitssicherheit
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    Webinar 06

    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Gesundheitsmanagement / Gesundheitskartei
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    Webinar 04

    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Der Eintrittsprozess
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    Webinar 01

    Industrie 4.0, Arbeiten 4.0 – Anforderungen an HR-Abteilungen in Zeiten der Digitalisierung
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    Webinar 02

    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Jahresurlaubsplanung
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    Webinar 03

    HR-Prozessleitstand – Konzept, Entwicklungsstand und Vision
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    Webinar 02

    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Jahresurlaubsplanung
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    Industrie 4.0, Arbeiten 4.0 – Anforderungen an HR-Abteilungen in Zeiten der Digitalisierung
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    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Der Eintrittsprozess
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    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Arbeitssicherheit
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    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Gesundheitsmanagement / Gesundheitskartei
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    Industrie 4.0, Arbeiten 4.0 – Anforderungen an HR-Abteilungen in Zeiten der Digitalisierung
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    Webinar 03

    HR-Prozessleitstand – Konzept, Entwicklungsstand und Vision
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    Anwendertreffen

    16. Anwendertreffen der PRO CLIENT GmbH in Herzogenaurach 16.-17. Juni
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    Webinar 04

    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Der Eintrittsprozess
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    Webinar 05

    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Arbeitssicherheit
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    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Gesundheitsmanagement / Gesundheitskartei
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    Digitalisierung der Personalwirtschaft – Jahresurlaubsplanung
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    Webinar 04

    Guided Work am Beispiel Eintrittsprozess
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    Webinar 05

    Gefährdungsbeurteilung und Arbeitsschutzunterweisungen
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    Webinar 06

    Gesundheitsmanagement / digitale Vorsorgekartei / Unfallmanagement
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    Webinar 01

    Industrie 4.0, Arbeiten 4.0 – Anforderungen an HR-Abteilungen in Zeiten der Digitalisierung
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    Webinar 03

    Was HRM-Software nicht leisten kann
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    Webinar 02

    Jahresurlaubsplanung
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    Webinar 03

    Was HRM-Software nicht leisten kann
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    Webinar 02

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    Gesundheitsmanagement / digitale Vorsorgekartei / Unfallmanagement
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    Webinar 04

    Guided Work am Beispiel Eintrittsprozess
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    Erfolgreiches Kontaktcenter

    10. Erfolgreiches Contactcenter am 03.11.2016 im Congress Park Hanau.
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    Workshop in Dortmund

    „Arbeiten 4.0 – den Wandel mitgestalten”
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    Workshop in Potsdam

    „Arbeiten 4.0 – den Wandel mitgestalten”
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    Workshop in Hamburg

    „Arbeiten 4.0 – den Wandel mitgestalten”
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    Workshop in Frankfurt am Main

    „Arbeiten 4.0 – den Wandel mitgestalten”
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    Workshop in Erlangen

    „Arbeiten 4.0 – den Wandel mitgestalten”
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    Veranstaltung
    Der neue Trend: Guides in der Personalwirtschaft

    - Guided Working mit System -
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    Veranstaltung
    Der neue Trend: Guides in der Personalwirtschaft

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    Veranstaltung
    Der neue Trend: Guides in der Personalwirtschaft

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    Veranstaltung
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    Das Team

    • Horst Werner Feldmann
      Vertrieb
    • Jochen Blöcher
      Vertrieb
    • Mathias Daniel
      Vertrieb
    • Jürgen Eichhorn
      Beratung
    • Steffen Jordan
      Marketing
    • Monika Schid
      Buchhaltung
    • Oliver Schuster
      Beratung
    • Ralf Scholz
    • Günther Hertlein
      Beratung
    • Volker Engelmann
      Beratung
    • Mareike Ludwig
      Beratung
    • Jens Handke
      Leitung Entwicklung
    • Bärbel Weber-Wessling
      Vetrieb
    • Peter Schmidt
      Beratung
    • Susanne Eichinger
      Produktmanagement / Projektleitung
    • Sven Wind
      Produktmanagement / Vertrieb